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I comandamenti dell'e-mail

I comandamenti dell'e-mail

La regola d'oro dell'email: non inviare ad altri ciò che troveresti tu stesso sgradevole ricevere.

Un suggerimento d'oro: Quando scrivi un'email non guardarti allo specchio ma "guarda" intensamente il tuo lettore, è un atto di altruismo che ti verrà ripagato.

  1. Non usare l'e-mail per alcun proposito illegale o non etico.
  2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.
  3. Includere sempre l'argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.
  4. Rispondere sempre alle email, se non altro per dare la conferma al mittente di presa visione.
  5. Cercare di rispondere alle email mantenendo sempre lo stesso Argomento (topic) per conservare una struttura storica ordinata dei messaggi inviati e ricevuti, "agganciandoli" uno dopo l'altro, evitando possibilmente di spedire un nuovo messaggio per un argomento già in corso di discussione.
  6. Seguire le regole di citazione per scrivere la risposta a una email.
  7. Firmare sempre col proprio nome alla fine del messaggio, a meno che la Firma non sia già inclusa nell'oggetto.
  8. Mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, cancellando dal testo l'eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una email quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc (o Ccn) se si deve inviare lo stesso messaggio a più destinatari che non si conoscono tra loro.
  9. Fare molta attenzione all'ortografia e alla grammatica del proprio messaggio.
  10. Non insultare e non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo (esse, infatti, corrispondono al tono di voce alto del parlato, e dunque denotano nervosismo o cattiveria).
  11. Riflettere bene su come il destinatario possa reagire al proprio messaggio: valutare se può essere realmente interessato al contenuto e utilizzare eventualmente le emoticon per indicare il tono della conversazione, in particolare se scrivono battute (se è diverso da quello che potrebbe far pensare la semplice lettura del testo).
  12. La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande: in genere la sua dimensione dovrebbe rimanere al di sotto di 50-100 kB (al posto di contenuti di grandi dimensioni - immagini, documenti, ... - si possono inserire nel testo del messaggio dei link a tali risorse reperibili in altro modo, per esempio via FTP o HTTP; comunque allegati indicativamente non superiori a 6 Mega, in formati diffusi e aperti come .pdf o .jpeg per le immagini, già settati per la stampa, ed eventualmente compressi con programmi nativi del sistema operativo).
  13. Non inviare messaggi privati da postazioni dalle quali possono essere letti da altri o se lo si fa ricordarsi di eliminare le tracce.
  14. Citare il testo a cui si risponde il più brevemente possibile, ma in modo che risulti comunque chiaro ciò a cui si riferisce nella risposta.
  15. Non richiedere indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, la ricevuta di ritorno da parte del destinatario.
  16. Non allegare file di dimensioni eccessive senza aver prima contattato il destinatario.
  17. Non allegare file con nomi eccessivamente lunghi o che contengono caratteri particolari come quelli di punteggiatura.
  18. Non impostare indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, il flag di importante e/o urgente (è come gridare al lupo al lupo inutilmente): con il passare del tempo chi riceverà le tue e-mail ignorerà il flag.
  19. Scrivere in modo semplice e diretto, con periodi brevi. Andare a capo spesso perché gli spazi bianchi delle interlinee aiutano la lettura. Fare una lista per punti se ci sono molte cose da dire: il testo così si leggerà facilmente anche su uno smart phone.
  20. Salvare il proprio messaggio in bozza quando quest'ultimo viene scritto di getto. Rileggilo il giorno dopo: sicuramente cambierai opinione su quello che hai scritto.
  21. Leggere il proprio messaggio almeno tre volte prima di inviarlo.

Quali sono le regole non scritte per spedire un E-mail?

La posta elettronica è un sistema di comunicazione semplice ed economico. Questa semplice considerazione vi permette di capire anche perchè esso debba essere usato in modo attento: difatti, mentre spedire una lettera "normale" è un'operazione relativamente complessa e costosa, il che pone automaticamente un freno al suo utilizzo, per spedire un E-mail basta premere un bottone. Tuttavia, non bisogna mai dimenticare che dall'altra parte della comunicazione c'è qualcuno che deve passare del tempo a leggere e rispondere alle vostre richieste!

In particolare, gli utenti poco pratici o appena arrivati in rete dispongono spesso della sola posta elettronica per chiedere aiuto, e tendono a spedire disperati messaggi in giro per la rete. Spesso troverete persone molto gentili e disposte ad aiutarvi; tuttavia, è buona norma richiedere un aiuto via E-mail solo a persone che da qualche parte si siano esplicitamente dichiarate disponibili a fornirlo (ad esempio se in una pagina del Web avete trovato scritto "Per contattare l'autore ed avere chiarimenti sugli argomenti trattati scrivere a..."). Ovviamente, è possibile anche non rispettare queste regole, specialmente se avete bisogno di aiuto urgente; in questi casi potrà però succedervi di ricevere una risposta negativa e sgarbata. In generale, sarà il buon senso a guidarvi: non abbiate troppa paura di spedire E-mail a sconosciuti o di pubblicare richieste di aiuto sui newsgroup, visto che su Internet si è spesso molto più disponibili che nella vita normale, ma cercate di farlo nei modi e nei luoghi giusti, ricordando che dall'altra parte c'è qualcuno che deve impiegare tempo per leggere e rispondere alle vostre richieste; e non scandalizzatevi nel caso di risposte tardive o sbrigative o anche di nessuna risposta. Molti utenti sono abituati a ricevere al massimo una decina di messaggi al giorno, e quindi dimenticano spesso che le persone più impegnate o "visibili" sulla rete ne possono invece ricevere centinaia.

Se quello che cercate è un aiuto su una questione relativa al vostro accesso a Internet, non dimenticate che è dovere di chi ve l'ha venduto aiutarvi a renderlo perfettamente funzionale, anche perchè egli è il solo a conoscere le particolari configurazioni di software e hardware utilizzate. Conviene quindi contattare l'assistenza del vostro provider, seguendo le istruzioni fornite oppure attraverso uno degli indirizzi convenzionali per il vostro dominio.

Nel caso si debba richiedere aiuto ad un altro utente, comunque, è il caso di farlo solo dopo aver cercato nel materiale disponibile in rete (FAQ, pagine Web di cui siete a conoscenza, indici di rete, strumenti di ricerca) e non aver trovato niente; inoltre cercate di essere chiari ma sufficientemente sintetici, in modo da non dover costringere il destinatario a mezz'ora di lettura.

Se state chiedendo assistenza tecnica, comunque, cercate di descrivere dettagliatamente il problema specificando tipo e numero di versione del sistema operativo e dei programmi usati. Risolvere problemi informatici a distanza è uno dei più difficili compiti che possano esistere, ed è del tutto impossibile farlo senza una descrizione chiara e completa del problema.

Esistono anche alcuni buoni consigli su come realizzare i messaggi:

Alcune indicazioni particolari valgono per la vostra firma (signature): è bene innanzi tutto che essa ci sia, in modo da non mandare in giro messaggi anonimi o caratterizzati dal solo indirizzo di E-mail del mittente, che spesso non è particolarmente significativo. Inoltre, è opportuno che essa contenga, oltre al vostro indirizzo di E-mail, il vostro nome e cognome e, se volete, la città in cui vivete; essa non dovrebbe però contenere il vostro indirizzo, nè il numero di telefono di casa, e questo perchè non si sa mai quali scocciatori si possono incontrare in rete. Se volete, potete inserire i numeri di telefono e fax dell'ufficio, specialmente se usate l'E-mail principalmente sulla rete locale della vostra azienda. Se avete una home page, è consigliato inserirne l'indirizzo nella firma, magari accompagnato da una riga di commento; tuttavia, evitate di trasformare la firma in un volantino pubblicitario. Se la vostra chiave pubblica PGP è disponibile in rete, può essere opportuno segnalarlo (la scritta standard è PGP Key Available). In generale, comunque, la vostra firma dovrebbe contenersi entro le sette - otto righe di testo al massimo. Se proprio ci tenete, potete inserire qualche piccola immagine fatta con i caratteri ASCII, anche se al giorno d'oggi molti programmi utilizzano caratteri proporzionali per visualizzare i messaggi, rendendo quindi le forme di "ASCII art" completamente irriconoscibili. Per rendere facilmente distinguibile la firma dal resto dei messaggi, inoltre, essa dovrebbe sempre iniziare con una riga vuota e/o una riga composta soltanto da due trattini allineati sulla sinistra (ossia --).

Ricordate comunque che il vostro indirizzo di E-mail deve comparire nel campo From dei messaggi, per cui è perfettamente inutile fare una firma (o addirittura un pezzo del messaggio) per dire "Il mio indirizzo E-mail è...". Inoltre, è comunque buona educazione rispondere all'indirizzo che compare nel campo Reply-To o From e non a quello eventualmente indicato nella firma, a meno che non venga esplicitamente chiesto il contrario dall'autore.

Che cos'è uno smiley?

Uno smiley (in italiano detto faccina o sorrisino, in inglese anche detto emoticon) è un insieme di caratteri ASCII che, se ruotato di 90 gradi in senso orario, assomiglia ad una faccia con una espressione, che, inserita in un messaggio testuale, dovrebbe indicare lo stato d'animo dell'autore della frase precedente. Chiunque può inventare i propri smiley, e ne esistono moltissimi; tuttavia i più comuni sono:

:-) (L'originale!) Faccia sorridente (indica che l'autore del messaggio ha detto la frase precedente in senso scherzoso)
;-) Faccia ammiccante (l'autore strizza l'occhio ai lettori)
:-> Sorriso diabolico
:-( Faccia triste (l'autore è dispiaciuto)

Se poi vi volete sbizzarrire, ecco alcuni smiley più strani: cercate di indovinare cosa rappresentano!

((:-) (8-) :-o :-P :-0 =8-O :-D :-x

Sono anche comparsi degli smiley "orizzontali" (che non necessitano di essere ruotati per essere compresi), come ad esempio ^_^, ;_; o H_H.

Che cos'è la junk mail (o spam)? Come posso difendermi da essa?

È normalmente considerato incredibilmente maleducato farsi pubblicità a tappeto in rete, ad esempio spedendo messaggi pubblicitari nei newsgroup o peggio ancora a casaccio nelle caselle postali; i tentativi di questo tipo possono portare facilmente alla revoca dell'account o addiritura alla disconnessione dalla rete dell'intero sito su cui opera l'azienda. Sfortunatamente, grazie all'assenza di una specifica legislazione, si è sviluppato un vero e proprio "mercato della maleducazione" in cui fantomatiche ditte lucrano vendendo elenchi di milioni di indirizzi e-mail a cui spedire pubblicità.

I nomi utilizzati per questo tipo di messaggi sono junk mail - posta spazzatura - o spam - dal nome di una nota marca di carne in scatola statunitense, che tra l'altro sta disperatamente combattendo contro la pubblicità negativa mondiale causatale dall'uso di questo nome. Si tratta di una pratica che colpisce ormai qualsiasi utente il cui indirizzo circoli spesso in rete, a cui succede ormai di ricevere messaggi di questo tipo quasi ogni giorno: difatti le liste di indirizzi vengono normalmente generate da sistemi automatici che prelevano tutti gli indirizzi di e-mail visibili su pagine WWW o articoli di newsgroup. Spesso si tratta perfino di pubblicità statunitensi, di nessun significato per gli utenti europei, ma tant'è: quando si spediscono diecimila o centomila e-mail, non si va tanto per il sottile. Purtroppo, mentre spedire diecimila messaggi pubblicitari su carta è complicato e costoso, per posta elettronica bastano "un pulsante e un ciclo for" (il "ciclo for" è lo strumento utilizzato nei linguaggi di programmazione per ripetere un'operazione un numero predefinito di volte). Negli Stati Uniti il problema è talmente grave che molti grandi fornitori di accesso, come America On Line, hanno cominciato a bloccare automaticamente tutta la posta proveniente da certi domini in cui si annidano queste persone, a costo di danneggiare tutti gli altri utenti del dominio.

Necessariamente, prima o poi l'intero argomento dovrà essere posto sotto controllo, pena l'inutilizzabilità della posta elettronica: quando a spedire questi messaggi non saranno cento aziende, ma diecimila, la vostra casella diverrà sicuramente intasata, e questo è il motivo per cui questo fenomeno va fermato quando è ancora controllabile. Per il momento, nel caso riceviate messaggi di questo tipo, è buona cosa rispondere, in modo garbato ma fermo, che non gradite questo tipo di messaggi nella vostra casella. Possibilmente, scrivete anche al fornitore di accesso: generalmente, se il messaggio proviene dal dominio pippo.it, gli indirizzi a cui rivolgersi sono postmaster@pippo.it, info@pippo.it, help@pippo.it e gli altri indirizzi convenzionali di un dominio; l'indirizzo postmaster@... dovrebbe essere sempre attivo, in quanto richiesto dai gestori del dominio it. Fate notare, in modo calmo e civile, che questo tipo di messaggi è inutile e dannoso per la rete, e chiedete al fornitore di accesso di intervenire. Potete anche, nel caso il fornitore non intervenga, pubblicare la vostra storia sul gruppo di discussione it.news.net-abuse, segnalando il disinteresse di chi dovrebbe garantire il corretto comportamento dei propri utenti.

È invece opportuno evitare di "farsi giustizia da soli". La più classica vendetta che può essere messa in atto è il mailbombing, ossia lo spedire duecento o duemila copie di uno stesso messaggio alla persona contro cui volete agire; questo provoca normalmente l'impossibilità di utilizzare la casella di posta elettronica o comunque un notevole fastidio e spesa di tempo e denaro per la cancellazione dei messaggi, specialmente se l'utente è connesso solo via modem. Atti di questo tipo sono inaccettabili e vengono contrastati e repressi con le stesse modalità sopra indicate per lo spam.

Le liste di indirizzi alle quali viene spedito lo spam sono spesso generate automaticamente a partire dagli indirizzi di posta elettronica contenuti negli articoli di newsgroup o, più raramente, in pagine WWW. Per cercare di ridurre la probabilità che il vostro indirizzo venga inserito in queste liste, vi conviene alterarlo quando intervenite nei gruppi di discussione: solitamente si inserisce dopo la chiocciolina qualche parola o segno facilmente identificabile, aggiungendo poi nella signature l'indicazione su come ricostruire l'indirizzo esatto. Ad esempio, se il vostro indirizzo è m.rossi@pluto.it potreste inserire, nella configurazione del programma di lettura delle news, come mittente dei messaggi qualcosa come m.rossi@pluto.it.KILL.SPAM, specificando poi che .KILL.SPAM va eliminato prima di rispondere. Evitate comunque di utilizzare questa protezione partecipando a mailing list (dove le liste dei partecipanti dovrebbero essere mantenute segrete dal gestore) o spedendo normali messaggi di posta elettronica.

È anche possibile, con versioni recenti di programmi per le news, utilizzare la riga di intestazione X-No-Archive: yes, che indica ai sistemi che rendono disponibili sul WWW gli articoli di newsgroup (spesso usati per generare le liste di indirizzi) di ignorare il vostro articolo.

State comunque molto attenti a dare il vostro indirizzo di posta elettronica, ad esempio attraverso moduli inseriti sul WWW. Le aziende serie non distribuiranno ad altri fini gli indirizzi che fornite ad esempio per scaricare i loro programmi, ma non tutti sono seri. Potete stare un po' più tranquilli se sul modulo da compilare è presente una esplicita indicazione che il vostro indirizzo non sarà usato per fini diversi da quelli indicati.